CRM for BBL Pivotal — Grunnlagsdokument
Utkast v1.0 — for diskusjon og innspill fra avdelingen
1. Bakgrunn
BBL Pivotal har vokst fra en rendyrket RPA-leverandør til en avdeling med 10+ produkter og tjenester innen dataforvaltning, AI, automatisering og digital produktflate. Vi har i dag 5+ aktive kunder og flere i pipeline.
Kundeinformasjon ligger i dag spredt:
- E-posttråder mellom enkeltpersoner
- Møtereferater i ulike notatverktøy
- Enkeltpersoners hukommelse
- Ulike Teams-kanaler
Det fungerer ikke lenger.
Hva vi mangler i dag
| Behov | Situasjon i dag |
|---|---|
| Hvem er kundene våre og hva har de kjøpt? | Spredt over filer og e-poster |
| Hva prøver vi å selge, og til hvem? | I hodene til hver enkelt |
| Hvem snakket med hvem sist, og hva ble avtalt? | Ingen felles logg |
| Hvem skal følge opp hva innen når? | Manuelt — lett å glemme |
| Hvilke produkter har vi, og hva koster de? | Produktkatalog nå delt via pivocore.online |
2. Mål
Overordnet mål
Gi hele avdelingen én felles oversikt over kunder, pipeline, produkter og aktiviteter — slik at vi selger mer, følger opp bedre og ikke mister muligheter.
Konkrete mål
- Alle i avdelingen kan se hvilke kunder vi har og hva de har kjøpt
- Pipeline er synlig — vi vet hva vi jobber med å selge og hva som er neste steg
- Aktiviteter logges — møter, demoer og avtaler er sporbare
- Oppfølging — ingen baller droppes, påminnelser fungerer
- Produktkatalog — oversikt over hva vi tilbyr, delt med hele teamet
3. Hvem skal bruke det?
| Person | Rolle i CRM |
|---|---|
| Jon | Strategisk kundekontakt, pipeline-eier |
| Magnus L | Ansvarlig Kommers og marked |
| Ayan | Områdeansvarlig Digital produktflate |
| Ludwig | Områdeansvarlig Dataforvaltning |
| Samuel | Områdeansvarlig AI |
| Tuva | Områdeansvarlig automatisering |
| Christian | CRM-koordinator |
| Christina | Markedsføring, kundekommunikasjon |
4. Funksjonelle behov
Må ha (MVP)
| Funksjon | Beskrivelse | Hvorfor |
|---|---|---|
| Kundeliste | Selskaper med type, status, kontaktinfo | Grunnleggende oversikt |
| Kontaktpersoner | Navn, rolle, e-post, telefon — koblet til kunde | Vite hvem vi snakker med |
| Pipeline | Kanban-visning med stadier (Lead → Dialog → Tilbud → Vunnet/Tapt) | Vite hva vi jobber med å selge |
| Aktivitetslogg | Registrere møter, e-poster, demoer per kunde | Sporbarhet — hvem sa hva |
| Produktoversikt | Hvilke produkter har vi, hvem har kjøpt hva | Identifisere mersalgsmuligheter |
| Oppfølginger | Påminnelser med frist og ansvarlig | Ingen baller droppes |
| Mobiltilgang | Fungere på telefon | Folk er ute hos kunder |
Bør ha (v2)
| Funksjon | Beskrivelse | Hvorfor |
|---|---|---|
| Dashboard | KPI-er: antall deals, pipeline-verdi, aktivitet siste uke | Ledelsesverktøy |
| Kunde × produkt-matrise | Visuell oversikt: hvem har hva, hvem mangler hva | Mersalg |
| E-postintegrasjon | Automatisk logge e-poster til kunder | Mindre manuelt arbeid |
| Dokumenter per kunde | Tilbudsdokumenter, avtaler, presentasjoner | Alt samlet |
| Rapportering | Månedlig pipeline-rapport, vinn/tap-analyse | Forbedringsgrunnlag |
Kan ha (v3)
| Funksjon | Beskrivelse | Hvorfor |
|---|---|---|
| AI-assistent | Spør CRM-et: “Når snakket vi sist med Bonord?” | Effektivitet |
| Automatisk aktivitetsregistrering | Koble møtekalender → aktivitetslogg | Null manuelt vedlikehold |
| Kundehelse-score | Basert på aktivitet, leveransestatus, fakturering | Proaktiv kundepleie |
| Integrasjon med Hårfagre | Leveransestatus direkte i CRM | Operativ oversikt |
5. Hvorfor egenutviklet i Lovable?
Alternativene vi vurderte
| Alternativ | Fordel | Ulempe | Vurdering |
|---|---|---|---|
| HubSpot Free | Gratis, ferdig, robust | Amerikansk, generisk, ikke tilpasset BBL | Godt alternativ, men vi bygger heller selv |
| Lime CRM | Nordisk, kundene bruker det | ~500 kr/bruker/mnd, mer enn vi trenger | For dyrt for nåværende behov |
| Microsoft Lists/Planner | Allerede i M365 | Begrenset CRM-funksjonalitet | Ikke tilstrekkelig |
| Lovable.dev (egenutviklet) | Skreddersydd, kompetansebygging, kan bli produkt | Krever utviklingstid | Anbefalt |
Hvorfor Lovable gir mening for oss
- Vi bruker Lovable allerede — kjent verktøy, lav læringskurve
- Kompetansebygging — styrker chat-drevet utviklingskompetanse (Ians rammeverk)
- Skreddersydd — tilpasset BBL-segmentet fra dag 1
- Produktpotensial — en enkel CRM for boligbyggelag finnes ikke i markedet
- Full kontroll — data på Supabase, ingen vendor lock-in
- Rimelig — Supabase Free tier dekker MVP
6. Teknisk løsning
Plattform
- Frontend: Lovable.dev (React)
- Backend: Supabase (PostgreSQL + Auth + Realtime)
- Hosting: Lovable-hosting eller Vercel
- Autentisering: Supabase Auth (e-post/passord)
Sikkerhet
- Row Level Security (RLS) — alle innloggede ser alt (enkel modell for start)
- HTTPS
- Ingen persondata lagres utover kontaktinfo (navn, e-post, telefon)
- Supabase er GDPR-compliant (EU-region tilgjengelig)
7. Fremdriftsplan
Fase 1 — MVP (2 uker)
Mål: Grunnleggende CRM som hele teamet kan bruke.
| Uke | Aktivitet |
|---|---|
| Uke 1 | Bygg kundeliste, kontaktpersoner, produktkatalog |
| Uke 2 | Bygg pipeline (kanban), aktivitetslogg, oppfølginger |
Leveranse: Fungerende app med eksisterende kundedata importert.
Milepæl: Hele avdelingen logger inn og ser kundeoversikten.
Fase 2 — Daglig bruk (2-4 uker etter MVP)
Mål: Teamet bruker CRM-et aktivt i hverdagen.
| Aktivitet | Ansvarlig |
|---|---|
| Alle registrerer aktiviteter etter kundemøter | Alle |
| Pipeline oppdateres ukentlig | TBD |
| Oppfølginger brukes for frister | Alle |
| Tilbakemeldinger samles: hva mangler, hva er tungvint? | Jon |
Leveranse: Brukstilbakemeldinger som input til v2.
Fase 3 — v2 (4-8 uker etter MVP)
Mål: Utvidet funksjonalitet basert på reelle behov.
| Aktivitet |
|---|
| Dashboard med KPI-er |
| Kunde × produkt-matrise |
| Dokumenthåndtering per kunde |
| E-postintegrasjon (vurderes) |
| Mobiloptimalisering (finjustering) |
Fase 4 — Evaluering og eventuelt produktifisering
Mål: Vurdere om CRM-et har verdi som produkt for andre BBL-er.
8. Risiko
| Risiko | Sannsynlighet | Konsekvens | Mitigering |
|---|---|---|---|
| Teamet bruker det ikke | Middels | Høy | Enkel UX, krev bruk i møter |
| Tar for mye utviklingstid | Lav | Middels | Stram MVP-scope, 2 uker maks |
| Mangler viktig funksjonalitet | Middels | Lav | Fase 2 fanger opp basert på feedback |
| Sikkerhet/GDPR | Lav | Høy | Supabase EU, RLS, minimal persondata |
9. Åpne spørsmål til avdelingen
Disse spørsmålene bør diskuteres før vi starter utvikling:
- Hvem skal ha ansvar for å holde CRM-et oppdatert? Er det eierskap per kunde, eller felles ansvar?
- Hva er de viktigste funksjonene for deg i din rolle? (stilles til hver person)
- Er det kunder eller pipeline-muligheter vi har oversett? Spesielt fra RPA-siden (Tuva/Magnus L)
- Skal noen ha en sentral rolle som CRM-koordinator?
- Trenger vi integrasjon mot noe eksisterende? Teams, e-post, kalender, Hårfagre?
- Er det OK med Supabase som backend, eller har vi preferanser/begrensninger?
- Produktkatalogen — er den komplett? Mangler det produkter/tjenester?
10. Anbefaling
Start med MVP i Lovable.dev. To ukers utviklingsarbeid gir oss en fungerende CRM tilpasset våre behov. Importer eksisterende kundedata fra Obsidian-vaulten. Kjør i 4-8 uker med hele teamet. Evaluer og bygg v2 basert på reelle tilbakemeldinger.
Kostnaden er lav (Supabase Free + Lovable), risikoen er lav (kan forkastes uten tap), og oppsiden er stor (bedre kundeoversikt, færre tapte muligheter, kompetansebygging).
Dokumentet er et utgangspunkt for diskusjon. Alle innspill og korreksjoner er velkomne.
Opprettet: 2026-03-20 av Jon / Atlas